행사 당일 QR 출석 체크 때문에 진땀 뺐던 기억

갑작스럽게 맡게 된 행사 운영 보조

지난달 말쯤이었나, 지인이 운영하는 작은 규모의 세미나 행사를 도와주게 되었다. 평소라면 그냥 안내 데스크에서 명단을 확인하고 종이 명찰을 나눠주는 게 전부였을 텐데, 이번에는 무슨 바람이 불었는지 굳이 ‘스마트한 운영’을 해보겠다며 QR 코드 시스템을 도입했다. 행사용 명찰 제작도 빳빳한 재질로 예쁘게 잘 뽑아놨는데, 문제는 이 명찰 뒤에 붙은 작은 QR 코드가 생각보다 말을 잘 안 듣는다는 점이었다. 처음에는 이게 뭐가 어렵겠나 싶었는데, 막상 행사 시작 30분 전부터 사람들이 몰려오니 상황이 완전히 딴판으로 돌아갔다.

키오스크 임대 대신 선택한 QR의 함정

원래는 입구에 키오스크 임대를 해서 자동화를 하려고 알아봤는데, 가격대가 하루 대여에 몇십만 원씩 하니까 예산이 안 맞았던 것 같다. 그래서 대안으로 선택한 게 QR 출석 체크였다. 비용을 아끼려던 선택이었는데, 결과적으로는 인건비가 더 들 뻔했다. 일단 와이파이 환경이 문제였다. 행사장이 지하 카페 공간을 빌린 거라 신호가 불안정한데, 사람들이 몰리니까 서버 응답 속도가 3초, 5초씩 늦어지기 시작했다. 100명 남짓한 인원이 한꺼번에 들어오는데 QR 코드를 찍고 인식되는 동안 입구에서 정체가 발생했다. 나중에는 그냥 종이 명찰을 미리 뽑아두고 이름 물어보고 넘겨주는 게 차라리 빨랐겠다는 생각이 들었다. 결국 땀을 뻘뻘 흘리며 입구에서 수동으로 명단 확인을 병행하게 되었다.

현장에서 겪은 기계적인 불편함들

사람들이 줄을 서 있으니 마음이 급해지는데, 기계나 시스템은 꼭 이럴 때 더 예민하게 군다. 어떤 분은 휴대폰 밝기가 너무 낮아서 QR 인식이 안 되고, 어떤 분은 화면을 캡처해왔는데 화질이 깨져서 인식이 안 되었다. 무인 옷가게나 무인 카페에서 키오스크를 써보면서는 ‘참 편하다’ 생각했는데, 막상 관리자 입장에서 이 무인기를 운영하거나 프로그램을 세팅하려고 하니 변수가 너무 많았다. 특정 브랜드의 키오스크를 빌렸더라면 나았을까 싶기도 하지만, 사실 그런 하드웨어를 설치한다고 해서 근본적인 문제가 해결될 것 같지는 않다. 결국 기술적인 해결책보다는 사람을 한 명 더 써서 안내하는 게 제일 깔끔하겠다는 결론에 도달했다. 돈은 아꼈지만 에너지는 배로 쓴 기분이다.

다시는 하고 싶지 않은 시스템 도입

행사가 끝나고 나서도 찝찝함이 남았다. 출석 체크 데이터를 엑셀로 내려받았는데, 중간에 서버 오류가 났던 시간대에는 기록이 아예 누락된 사람들이 있었다. 누군가는 찍었다고 우기는데 시스템에는 로그가 없고, 그걸 하나하나 확인하느라 다음 날까지 고생했다. 7만 원, 3만 원씩 나눠주며 이벤트 하는 홍보 글들에서는 QR 출석 체크가 세상 간편해 보였는데, 실상은 그렇지 않았다. 내년에도 비슷한 행사가 있다면 그냥 예전처럼 방명록 쓰고 직접 서명하는 방식이 훨씬 낫지 않을까 싶다. 괜히 스마트해 보이려다가 아날로그의 소중함만 크게 깨달았던 경험이다. 스마트 시스템이라는 게 결국 그걸 운영하는 사람이 더 똑똑해야 한다는 사실을 뼈저리게 느꼈다. 다음에는 꼭 제대로 된 업체에 맡기거나, 아니면 아예 디지털을 걷어내야겠다.